E-Mail-Marketing für OTOBO
OTOBO-Kontakte gezielt mit Newslettern erreichen
Importieren Sie Kundenbenutzer und Organisationen kontrolliert und wählen Sie einwilligende Kontakte nach offenen oder geschlossenen Supportfällen aus. Ticketinhalte bleiben vollständig in OTOBO.
- Kontakte und Organisationen importieren
- Supportstatus für Zielgruppen nutzen
- Queues über Leserechte begrenzen
OTOBO bleibt der Ort für Servicekommunikation
Ergänzen Sie Ticket-Benachrichtigungen um geplantes E-Mail-Marketing
OTOBO versendet ereignisbasierte Benachrichtigungen zu Tickets und hält Kunden sowie Agenten im Serviceprozess auf dem Laufenden. mailfino ergänzt davon getrennte Newsletter mit visueller Gestaltung, Empfängerlisten, Versandsteuerung und Reporting.
OTOBO bleibt das führende System für Tickets. mailfino übernimmt ausgewählte Kontakte und datensparsame Statusmerkmale, damit Marketingverantwortliche die aktuelle Supportsituation bei der Zielgruppenauswahl berücksichtigen können.
Wann passt welche Funktion?
OTOBO: Service-E-Mails und Benachrichtigungen, die durch Ticketereignisse, Queues, Status oder andere Supportmerkmale ausgelöst werden.
mailfino: einwilligungsbasierte Newsletter an kuratierte Zielgruppen mit eigenständigem Editor, Versand und Auswertung.
Kontrollierter Datenfluss
Importieren Sie OTOBO-Daten getrennt und nachvollziehbar
Die Anbindung ist keine Echtzeitsynchronisation. Sie starten getrennte Importe für Supportkontakte, Organisationen und Ticket-Snapshots. Weitere Läufe aktualisieren vorhandene Zuordnungen, statt Kontakte zu duplizieren.
OTOBO
Kundenbenutzer, Organisationen und Ticketmerkmale
→
Manueller Import
Drei getrennte Profile nach Bedarf ausführen
→
mailfino
Listen, Supportsegmente und Newsletter
KONTAKTE
Kundenbenutzer übernehmen
Importieren Sie Kundenbenutzer mit E-Mail-Adresse sowie, soweit vorhanden, Vorname, Nachname, Telefon, Mobilnummer und Firma.
ORGANISATIONEN
Firmenzuordnung erhalten
Übernehmen Sie Organisationen mit Name, Aktivstatus sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkt als dauerhafte Zuordnung.
TICKETS
Supportstatus einordnen
Speichern Sie Ticketnummer, Zuordnungen, Titel, Status, Offen-/Geschlossen-Kennzeichen, Priorität, Queue und relevante Zeitpunkte als Snapshots.
Import statt Synchronisation
Bestimmen Sie selbst, wann OTOBO-Daten aktualisiert werden
Für jeden benötigten Import wählen Sie eine eindeutige Zielliste und starten die Übernahme bewusst. Wiederholte Läufe aktualisieren vorhandene Kontakte, Organisationszuordnungen und Ticket-Snapshots.
Beim Löschen der Anbindung entfernt mailfino die zugehörigen Importprofile, Zuordnungen, Snapshots und Supportsegmente. Bereits importierte Kontakte bleiben erhalten; OTOBO wird nicht verändert.
Zielgruppen mit Supportkontext
Berücksichtigen Sie offene und geschlossene Fälle bei der Auswahl
Nach dem Ticket-Import erzeugt mailfino Segmente für Kontakte mit offenen und geschlossenen OTOBO-Tickets. Kombinieren Sie diese mit Ihren üblichen Listenbedingungen, um laufende Supportfälle bei einem Mailing auszunehmen oder Kontakte nach Abschluss gezielt auszuwählen.
Die Segmentzuordnung wird mit jedem Ticket-Import aktualisiert. Sie enthält nur Kontakte, die bereits in mailfino vorhanden sind, und erzeugt keine Versandberechtigung.
Begrenzter Lesezugriff
Geben Sie nur die benötigten OTOBO-Queues frei
Das Paket MailfinoOtoboReadOnly stellt den schreibgeschützten Webservice bereit. Ein eigener Integrationsagent erhält nur Zugriff auf die für den Newsletterprozess benötigten Queues.
Agentengruppe, Queue-Rechte und Zugangsdaten werden in OTOBO nachvollziehbar begrenzt. Die vollständige Einrichtung beschreibt das aktuelle Handbuch.
Cloud, Selfhosting oder Enterprise
Wählen Sie den Betrieb passend zu Ihrer OTOBO-Umgebung
Die OTOBO-Anbindung ist in mailfino Cloud, im kommerziellen Selfhosting und im Enterprise-Angebot verfügbar. Wer sein Ticketsystem selbst betreibt, kann damit auch beim E-Mail-Marketing die Infrastruktur kontrollieren.
CLOUD
Ohne eigenen Betrieb starten
Nutzen Sie mailfino als betriebenen Dienst und verbinden Sie Ihre öffentlich erreichbare OTOBO-Instanz.
SELFHOSTING
Beide Systeme selbst betreiben
Betreiben Sie Helpdesk und E-Mail-Marketing auf eigener Infrastruktur. Anbindungen sind im kommerziellen Selfhosting enthalten.
ENTERPRISE
Individuelle Vorgaben abbilden
Für größere Organisationen stehen individuelle Betriebs-, Integrations- und Betreuungsmodelle zur Verfügung.
Selfhosting Lite enthält keine Anbindungen.
Klare Backend- und Datengrenzen
Ticketinhalte bleiben in OTOBO
mailfino verändert weder Kunden noch Tickets. Artikel, Nachrichten, Historie, interne Notizen, Empfänger und Anhänge werden nicht importiert.
- Der Integrationsagent erhält nur Leserechte für ausgewählte Queues.
- Kundenbenutzer und Organisationen werden ausschließlich aus den OTOBO-Standard-Datenbank-Backends gelesen.
- LDAP- und eigene Kunden-Backends werden nicht unterstützt.
- Ein Supportkontakt erzeugt keine Newsletter-Einwilligung.
Bereit für Newsletter mit OTOBO?
FAQ
Häufige Fragen zur OTOBO-Newsletter-Integration
Was kann OTOBO bereits für E-Mail-Kommunikation?
OTOBO kann ereignisbasierte Ticket-Benachrichtigungen an Kunden und Agenten senden und dafür Ticketfilter, Empfänger, Vorlagen und Variablen verwenden. mailfino ergänzt davon getrennte Newsletterkampagnen, Zielgruppen, Versand und Reporting.
Welche Daten importiert mailfino aus OTOBO?
Es gibt getrennte Importe für Supportkontakte, Organisationen und Ticket-Snapshots. Die konkreten Kontaktfelder und Ticketmerkmale sind im Handbuch aufgeführt.
Ist die Verbindung eine Echtzeitsynchronisation?
Nein. Die drei Importe werden bewusst gestartet. Weitere Läufe aktualisieren bestehende Kontakte und Zuordnungen, ohne Dubletten anzulegen.
Werden Ticketnachrichten, Notizen oder Anhänge übernommen?
Nein. Ticketartikel, Nachrichteninhalte, Historie, interne Notizen, Empfänger und Anhänge bleiben ausschließlich in OTOBO.
Schreibt mailfino Daten nach OTOBO zurück?
Nein. Das Paket MailfinoOtoboReadOnly stellt einen schreibgeschützten Webservice bereit.
Welche Rechte benötigt der Integrationsagent?
Der Agent muss mindestens lesendes Mitglied der unter MailfinoOtoboReadOnly::AgentGroup konfigurierten Gruppe sein und Leserechte für die benötigten Queues besitzen. Standardmäßig heißt die Gruppe mailfino-integration.
Werden LDAP- oder eigene Kunden-Backends unterstützt?
Nein. Kundenbenutzer und Organisationen liest die Integration ausschließlich aus den OTOBO-Standard-Datenbank-Backends customer_user und customer_company.
Erzeugt ein importierter OTOBO-Kontakt eine Newsletter-Einwilligung?
Nein. Einwilligung, Abmeldestatus und Sperrlisten werden unabhängig vom Supportkontakt in mailfino berücksichtigt.
Welche Betriebsmodelle unterstützen die OTOBO-Anbindung?
Die Anbindung ist in mailfino Cloud, im kommerziellen Selfhosting und im Enterprise-Angebot verfügbar. Selfhosting Lite enthält keine Anbindungen.
